职场人必看：邮件转PDF的3种高阶玩法，90%的人只懂第一种

为什么我们需要把邮件转成PDF？

上周市场部的小张跑来问我："老大让我把半年的客户往来邮件整理成PDF归档，我截图截到手抽筋..." 这让我意识到，如何将邮件转成pdf这个看似简单的需求，其实藏着很多职场人不知道的效率密码。

把邮件转PDF的需求场景远比你想象的丰富：

• 法务部门需要固定电子证据
• 项目交接时要保存完整沟通记录
• 年终汇报需附关键邮件证明
• 跨国协作时避免格式错乱

方法一：Windows自带打印大法（基础版）

适合人群：临时性简单需求

在Windows系统里，将邮件导出为PDF最原始但有效的方法就是打印功能。以Outlook为例：

1. 选中目标邮件 → 点击"文件" → 选择"打印"
2. 在打印机选项选择"Microsoft Print to PDF"
3. 调整页面布局（建议选"仅打印选定内容"）
4. 点击打印 → 选择保存路径

小技巧：按住Ctrl键可多选邮件批量转换，这是很多职场新人不知道的邮件转PDF文档高效技巧。

但这个方法有致命缺陷：

优点	缺点
无需安装软件	附件无法一并转换
操作简单	格式容易错位

方法二：专业工具链组合拳（进阶版）

适合人群：经常需要处理大批量邮件

上周帮财务部解决季度审计需求时，我发现他们需要将多封邮件合并成PDF，这时候就要祭出专业工具了：

方案A：Outlook + Adobe Acrobat

• 安装Adobe Acrobat后会出现"转换为PDF"按钮
• 支持保留邮件头信息和附件
• 可设置自动添加水印和页脚

方案B：MailStore + PDFelement
这个组合特别适合需要将企业邮件归档为PDF的场景：

1. 用MailStore批量导出邮件为eml格式
2. 在PDFelement中选择"批量处理"功能
3. 设置统一的页眉页脚模板
4. 自动生成带目录的书签式PDF

方法三：开发者都在用的命令行黑科技（高阶版）

适用场景：需要自动化处理邮件归档

如果你经常需要将邮件内容转换为PDF格式，这个Python脚本可能会改变你的工作方式：

import win32com.clientfrom pdfkit import from_stringoutlook = win32com.client.Dispatch("Outlook.Application")mail = outlook.CreateItem(0)mail.Subject = "测试邮件转PDF"mail.HTMLBody = "<h1>这是自动生成的PDF测试</h1>"mail.SaveAs(Path="test.pdf", Type=17)  # 17表示PDF格式

优势：

• 可集成到自动化工作流中
• 支持自定义PDF样式模板
• 能处理Exchange服务器上的邮件

避坑指南：邮件转PDF的5个雷区

这些年帮同事处理邮件转PDF文档时，见过太多翻车现场：

雷区1：忘记勾选"包含附件"选项，结果重要合同没被保存
雷区2：用网页截图工具截长邮件，导致文字模糊不清
雷区3：直接转发邮件代替转换，破坏原始邮件时间戳
雷区4：未删除敏感信息就转换，造成数据泄露
雷区5：使用不安全的第三方转换工具，植入恶意软件

终极建议：根据场景选择最佳方案

经过实测对比，我的推荐方案是：

使用场景	推荐方案	效率增益
临时单封邮件	Windows打印功能	★★☆
定期邮件归档	专业PDF工具	★★★★
企业级批量处理	自动化脚本	★★★★★

下次当你需要将邮件转成pdf时，不妨试试这些方法。如果你有更妙的方法，欢迎在评论区分享——毕竟，我们技术人的终极目标就是：用最优雅的方式解决最麻烦的问题。